Tøys fra Røys om e-post

Fornyings- og administrasjonsdepartementet har laget forslag til nye kjøreregler for e-post i arbeidslivet. Regelutkastet til statsråd Heidi Grande Røys vil gjøre det så tungvint å bruke e-post i arbeidet at fornyingsministeren kan komme til å gjeninnføre brevpost som et godt alternativ.

I mange bransjer gir e-post så store effektiviseringsgevinster at det er et opplagt valg for arbeidsgiver å stille dette verktøyet til arbeidstakernes disposisjon. De mediefokuserte sakene fra Vinmonopolet og Redningsselskapet viser at det er behov for klarere kjøreregler enn de som utledes av personopplysningsloven.

Hovedveiskillet I reguleringsarbeidet bør det først tas stilling til reguleringsteknikken. Departementet skriver følgende om hovedveiskillet i høringsnotatet: "Det er to mulige utgangspunkt for regulering av arbeidsgivers tilgang til arbeidstakers e-post mv.: Bestemmelsene kan enten ta utgangspunkt i at arbeidsgiver har tilgang til ansattes e-post mv. og så gjøre unntak for det som er privat. Alternativt kan bestemmelsene ta utgangspunkt i at arbeidsgiver ikke har tilgang til den ansattes e-post mv. og så gjøre ­unntak for bl.a. såkalt virksomhetsrelatert e-post mv." Allerede i tilnærmingen glemmer departementet et viktig utgangspunkt. Det karakteristiske med et arbeidsforhold er at arbeidstaker ­stiller sin arbeidskraft til disposisjon for arbeidsgiver. Arbeidsgiver får rett til arbeidstakernes arbeidsinnsats og arbeidstakerne vil få krav på den avtalte lønnen. Poenget med å være på jobben er følgelig at arbeidstaker skal jobbe. At arbeidsgiver i mange bransjer gir arbeidstakerne tilgang til e-postsystemer, er en naturlig del av samfunnsutviklingen. Men det primære er jo at de skal bruke det i jobben. Når departementet i sin grunntilnærming stiller spørsmålet om hvorvidt arbeidsgiver skal ha ­tilgang til arbeidstakernes e-post, gis det et signal om at departementet glemmer hvorfor arbeidstaker faktisk sitter foran arbeidsgivers PC. Til departementets forsvar må det sies at det i den videre drøftelsen synes å erkjenne arbeidsgivers eierskap til selve datautstyret og de virksomhetsrelaterte dokumentene. Men slik departementet framstiller hovedspørsmålet, synes likevel det sentrale utgangspunktet å ligge langt bak i prioriteringene.

Regel med unntak

I sitt hovedvalg foreslår departement­­et å lage en hovedregel om at arbeidsgiver ikke har tilgang til "arbeidstakers e-post". I denne sammenhengen er dette definert som e-post sendt fra eller til en e-postadresse innehold­ende en konkret arbeidstakers navn eller initialer uavhengig av om e-post­­en er virksomhetsrelatert eller ikke. I praksis er de aller fleste e-postkonti som arbeidstakere bruker på jobben bygget opp på denne måten. Følgelig vil hovedregelen være at arbeidsgiver i utgangspunktet ikke skal ha tilgang til virksomhetsrelevant informasjon som er sendt fra eller til disse adressene. Med dette utgangspunktet må det selvsagt etableres enkelte unntak. I departementets notat forslås det at arbeidsgiver skal kunne åpne en ­personlig e-postkasse for å sortere ut og lese virksomhetsrelatert e-post dersom a) den ansatte er fraværende i mer enn tre arbeidsdager, b) den ansatte på tross av skriftlig pålegg ikke har sørget for videresend­ing av e-post eller svar med opplysning om hvor virksomhetsrelatert e-post skal sendes og heller ikke på annen måte har gitt arbeidsgiver adgang til opplysningene og c) det er god grunn til å tro at det er innkommet virksomhetsrelatert e-post og at behandlingen av denne av hensyn til virksomhetens drift ikke kan vente.

/pics/w200.i857487162.jpg

I forslaget legges det opp til at unntakene i bokstav a og b kan fravikes gjennom instruks. Jeg forstår dette slik at arbeidsgiver kan fastsette at unntaket i bokstav a skal kunne inntre allerede etter en eller to dager. I praksis vil derfor arbeidsgivere kunne påvirke sin mulighet for å få lest virksomhetens saksdokumenter.

Håpløst

Men uavhengig av hvor grensen for innsyn skal gå, skal innsynet etter departementets forslag uansett gjennomføres etter følgende regel: "Verneombudet eller en annen representant for den ansatte skal være tilstede ved innsyn etter reglene over. Arbeidsgiver skal, når den ansatte krever det, dokumentere at vilkårene for innsyn er oppfylt, hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster som ble åpnet samt resultatet av innsynet jf. § 2-16. Innsyn må gjennomføres på en slik måte at dataene så langt mulig ikke endres og at frembrakte opplysninger kan etterprøves." Det skal altså alltid være med en representant for den ansatte for at virksomheten skal kunne finne fram nødvendige saksdokumenter, og arbeidstaker kan kreve at det settes opp en omfattende protokoll fra innsynet. I praksis kan dermed en slik framskaffelse av virksomhetens saksdokumenter bli så omfattende at arbeidsgiver ikke lenger er tjent med å ha et elektronisk saksbehandlingssystem.

Poenget er rask respons

Personopplysningsloven har som formål å ivareta grunnleggende person­­vernhensyn. Jeg skal være den første til å slutte meg til at vi har behov for en privat sfære på jobben. Men denne sfæren må nødvendigvis tilpasses den enkelte virksomhet. Det kan godt hende at saksbehandlere i departementet ikke mottar så mange saksdokumenter via e-post. Og det kan godt hende at publikum ikke skal ha noen rettmessig forventning om at noen leser og behandler denne e-post­­en før arbeidstaker har vært fra­værende i fire dager. Men i mange virksomheter er hele forretnings­driften basert på en rask korrespondanse per e-post, og denne korrespondansen er grunnleggende i virksomhetens beslutningsgrunnlag. I disse bedriftene blir det håpløst å ha et regelverk som det foreslåtte, fordi man er avhengig av at andre enn mottaker og avsender av e-post vil kunne framskaffe saksdokumenter raskt for eksempel ved fravær. Hovedproblemet knyttet til innsyn i e-post oppstår i de tilfellene der arbeidstakerne på bakgrunn av virksomhetenes manglende kommunisering av rutiner, får en berettiget forventning om at arbeidsgiver aldri vil gå gjennom e-postkontoen deres som en del av arbeidet. Når arbeidstaker får en slik forventning, vil arbeidstak­­er også bruke e-postkontoen til ­­pri­­­-vate gjøremål i større grad, og det er i disse tilfellene at arbeidsgivers innsyn vil virke særlig krenkende. En arbeidstaker som er klar over at arbeidsgiver har et legitimt behov for å kunne hente saksdokumenter ut fra hennes e-postkonto, vil neppe føle denne uthentingen spesielt belastende. I disse tilfellene vil arbeidstaker forstå at denne e-postkontoen ikke er noe sted for private hemmeligheter og baksnakking av sjefen.

E-post = arbeidsverktøy

Vi bør ha et regelverk som åpner for at arbeidsgiver kan få tilgang til sentrale virksomhetsdokumenter på en effektiv måte. Dette krever at departementet tar utgangspunkt i at e-post faktisk er et arbeidsverktøy, og at virksomheter kan ha et viktig behov for effektiv informasjonsflyt også ved fravær. Så må det lages systemer som gjør at arbeidstakernes behov for en privat sfære på jobben også ivare­tas. Det er mulig å sette opp e-postsystemet slik at e-post sendt fra angitte e-postadresser automatisk havner i en privat mappe. På denne måten reduseres også muligheten for at arbeidsgiver kan komme til å se en privat e-post i forbindelse med arbeidsprosesser. I den grad det foreslåtte regelverket blir vedtatt, kan vi komme til å se en omlegging av praksis i forhold til oppsett av e-postkontoer på jobben. Der advokatvirksomheter for eksempel gir sine ansatte adressen fornavn.etternavn@virksomheten.no, vil det være langt mer hensiktsmessig å tildele adresser som advokat1@virksomheten.no og så videre. I regelverkforslaget legges det opp til at slike adresser ikke er personlige med mindre det er inngått særskilte avtaler om det, og slike avtaler kan jo ar­beidsgiver aktivt unngå. En slik e-postkasse vil ikke beskyttes av de foreslåtte reglene. I praksis vil da disse kontoene reguleres på samme måte som e-post reguleres i dag. Og da er regelmakerne tilbake der de startet. PS: Jeg lurte på om jeg skulle sende en kopi av denne artikkelen direkte til departementet ved fornyingsminsteren på hgr@fad.dep.no Men siden jeg har fanget opp at ministre er mye ute av kontoret sitt, og jeg legger til grunn at ingen andre i departementet vil kunne sjekke om hun har fått virksomhetsrelatert e-post i det siste, så satser jeg på at mitt utspill når departementet enklere ved at artikkelen trykkes i Arbeidsmiljø.

Publisert i Arbeidsmiljø nr. 8/2006

Runar Homble / 03.01.07

  • Ansettelse
    Når arbeidsgiver har behov for nye medarbeidere oppstår det mange spørsmål som må avklares. Det første arbeidsgiver må ta stilling til er om det er mulig og eventuelt om det er hensiktsmessig å knytte til seg nye medarbeidere på annen måte enn ved fast ansettelse.
    Les mer
  • Oppsigelse i prøvetid
    Formålet med prøvetid er å gi arbeidsgiver en noe videre adgang til å kunne si opp en arbeidstaker innledningsvis i arbeidsforholdet på grunn av arbeidstakers tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet.
    Les mer
  • Nedbemanning
    I henhold til aml. § 15-7 kreves det saklig grunn for at arbeidsgiver kan si opp arbeidstaker.
    Les mer
  • Endringer i arbeidsforhold
    Arbeidsgivere vil løpende få behov for å gjøre større eller mindre endringer i organisasjonen. Dette kan skyldes behov for kostnadsreduksjoner som kan medføre (fullstendige) oppsigelser, eller behovet kan begrenses til å gjelde større eller mindre endringer i arbeidstakernes stillinger.
    Les mer
  • Fratredelsesavtaler
    Uansett om det er aktuelt å avvikle et arbeidsforhold på bakgrunn av arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold, vil det kunne foreligge gode grunner for å avslutte arbeidsforholdet gjennom en fratredelsesavtale.
    Les mer
  • Administrerende direktør
    Arbeidsmiljøloven stiller i noen sammenhenger virksomhetens øverste leder i en særstilling. Virksomhetens øverste leder vil i praksis si daglig leder/administrerende direktør.
    Les mer
  • KONKURRANSEBEGRENSNINGER MV.
    For de fleste virksomheter er det viktig å beskytte seg mot at ansatte som slutter på urettmessig vis utnytter forretningskritisk informasjon og kunnskap, samt den spesielle kompetanse som har blitt tilegnet gjennom arbeidsforholdet. Ut over avtalte og lovbestemte plikter knyttet til taushetsplikt, vil arbeidsgivers interesser ofte måtte vurderes beskyttet gjennom konkurranse-, kunde- og ikke-rekrutteringsklausuler.
    Les mer
  • Krav til arbeidsmiljø - HMS
    Arbeidsmiljøloven stiler en rekke krav til hvordan arbeidsmiljøet skal være. Hovedregelen er at både det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet skal være "fullt forsvarlig" og fra en enkeltvis og samlet vurdering.
    Les mer
  • Yrkesskade
    Arbeidsgivere er etter lov om yrkesskadeforsikring av 1989 nr. 65 forpliktet til å tegne forsikring for sine ansatte som dekker yrkesskader og yrkessykdommer. Arbeidsgiver som unnlater å tegne slik forsikring vil ha objektivt ansvar overfor yrkesskadeforsikringsforeningen.
    Les mer
  • Kollektiv arbeidsrett
    I den kollektive arbeidsretten står tariffavtalen i sentrum. En tariffavtale er en avtale om arbeids- og lønnsvilkår eller andre arbeidsforhold som er inngått mellom en fagforening og en arbeidsgiver eller en arbeidsgiverorganisasjon.
    Les mer
  • Internasjonale arbeidsforhold
    Næringslivet og dermed arbeidslivet blir i økende grad internasjonalt, og arbeidsforhold får i økende grad en internasjonal dimensjon.
    Les mer
  • FERIE OG FERIEPENGER
    Det følger av ferieloven at alle arbeidstakere har rett på ferie. Loven skiller mellom rett til ferie og rett til feriepenger. Arbeidstakere får ikke lønn under ferieavvikling, men inntektsbortfallet kompenseres gjennom feriepenger.
    Les mer
  • DISKRIMINERING I ARBEIDSLIVET
    Diskriminering i arbeidslivet har i de seneste år fått stadig økt oppmerksomhet, og det har vært mange spørsmål knyttet til blant annet diskriminering pga alder, kjønn og etnisitet som har blitt behandlet av domstolene. For enhver virksomhet er det derfor av stor betydning å være oppdatert på hva som er det nærmere innhold i forbudene mot forskjellsbehandling i de mange lovene som gjelder på dette området.
    Les mer
  • ALDERSGRENSER I ARBEIDSLIVET
    De nye reglene om aldersgrenser som trådte i kraft 1. juli 2015 innebærer at alle virksomheter i privat sektor nøye må vurdere i god tid innen 1. juli 2016 om det er behov for å avvike fra den nye hovedregelen om 72 års aldersgrense. Homble Olsby har lang erfaring med å bistå våre klienter i saker om aldersgrenser.
    Les mer
  • PERMITTERING
    Permittering er aktuelt hvis arbeidsgiveren midlertidig har et redusert arbeidskraftbehov. Ved permittering fritas partene midlertidig for sine rettigheter og plikter etter arbeidsavtalen.
    Les mer
  • VIRKSOMHETSOVERDRAGELSE
    Spørsmålet om det foreligger en virksomhetsoverdragelse i arbeidsrettslig forstand hører til de mest diskuterte problemstillinger i norsk arbeidsrett i nyere tid. Det foreligger etterhvert en rikholdig praksis fra både norske domstoler og EU-domstolen som har gitt grunnlag for både avklaringer men som også har reist nye problemstillinger.
    Les mer
  • GENERELT OM PENSJON
    Alle virksomheter og ansatte skal som den klare hovedregel nå være dekket av en pensjonsordning, og som følge av svært mange og inngripende endringer i reglene om pensjon de seneste år, er det er stort behov for innsikt i hvilke lover og regler som gjelder på dette området, samt hvilke ytelser og rettigheter som er knyttet til pensjonsordningen som gjelder i den enkelte virksomhet. Homble Olsby har lang og bred erfaring innen rådgiving, kursing og prosedyre innen pensjonsrettslige spørsmål.
    Les mer
  • TJENESTEPENSJON OG AFP I PRIVAT SEKTOR
    I privat sektor er det nå en stor valgfrihet med hensyn til hvilken pensjonsordning arbeidsgiver kan tilby sine ansatte. I denne artikkelen gjennomgår vi særtrekk ved de mest praktiske ordninger, samt peker på hvilke regler som gjelder for eventuelle endringer i pensjonsordninger.
    Les mer