PERSONVERNERKLÆRING HOMBLE OLSBY

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Homble Olsby behandler personopplysninger om klienter og andre i forbindelse med advokatoppdrag, stillingssøkere, leverandører og samarbeidspartnere, potensielle klienter og kursdeltakere. Her finner du informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

1 BEHANDLINGSANSVARLIG

Homble Olsby advokatfirma AS ved daglig leder er behandlingsansvarlig ved behandlingen av personopplysninger.

2 HVILKE OPPLYSNINGER BEHANDLER VI?

2.1 OPPLYSNINGER OM KLIENTER OG ANDRE

Homble Olsby tilbyr advokattjenester, og behandler personopplysninger om klienter og andre i tilknytning til oppdraget, slik som motparter, vitner og sakkyndige. Eksempler på opplysninger som kan behandles er personalia, opplysninger knyttet til arbeidsforholdet, økonomiske opplysninger, opplysninger om familieforhold, samt helseopplysninger og/eller andre sensitive personopplysninger.

Opplysningene behandles for følgende formål:

2.1.1 OPPFYLLE OPPDRAGSAVTALEN

Formålet med å behandle personopplysninger om klienter og andre er å oppfylle oppdragsavtalen med den enkelte klient, samt å utføre advokattjenester på en forsvarlig måte. Dette omfatter blant annet å korrespondere med klienten og andre, besvare henvendelser, foreta juridiske vurderinger og eventuelt å opptre som prosessfullmektig. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i).

For å oppfylle oppdragsavtalen kan det bli nødvendig å behandle personopplysninger om andre enn klienten, herunder motparter, vitner, motpartens advokat og likende. Behandlingen av disse opplysningene er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å kunne bistå klienter.

Behandlingen av sensitive personopplysninger om klienter og andre gjøres med hjemmel i personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).

2.1.2 ETABLERING OG ADMINISTRASJON AV KLIENTFORHOLD

Videre er formålet med behandlingen klientadministrasjon, herunder å registrere klienten og saken i vårt saksbehandlingssystem, sende oppdragsbekreftelse og fakturere klienten. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i).

Formålet er også å gjennomføre identitetskontroll i henhold til hvitvaskingsloven der dette er lovpålagt forbindelse med etablering av klientforhold. Denne behandlingen er hjemlet i artikkel 6 nr. 1 bokstav c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige).

2.1.3 DOKUMENTASJON

Personopplysninger om klienter og andre behandles også etter at oppdraget er avsluttet. Formålet er å kunne dokumentere hva som er skjedd i saken og å besvare henvendelser fra klienten.

Behandlingen er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c (behandlingene er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse) og/eller bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Homble Olsby har en berettiget interesse i å kunne dokumentere hva som er skjedd i saken, blant annet i forbindelse med advokaters erstatningsansvar.

Behandlingen av sensitive personopplysninger etter at oppdraget er avsluttet er hjemlet i artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).

2.2 OPPLYSNINGER OM STILLINGSSØKERE

Ved innsending av CV, søknad og andre relevante dokumenter i forbindelse med jobbsøknad samles det inn personopplysninger. Personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering er blant annet personalia og jobb- og utdanningsdetaljer.

Formålet med behandlingen er rekruttering. Dette omfatter blant annet å vurdere søkeres egnethet til stillinger, kommunisere med søkerne og eventuelt etablere et ansettelsesforhold. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettigede interesser). Behandlingen er nødvendig for formål knyttet til Homble Olsbys berettigede interesser, dvs. å rekruttere personale.

Dersom vi beholder søknadsdokumentasjon etter en rekrutteringsprosess er avsluttet skjer dette på grunnlag av samtykke fra søkeren, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Formålet med behandlingen er å kunne vurdere vedkommende for ansettelse på et senere tidspunkt.

2.3 OPPLYSNINGER OM LEVERANDØRER OG SAMARBEIDSPARTNERE

Homble Olsby behandler personopplysninger om leverandører og samarbeidspartnere som er nødvendig for gjennomføring av kontraktsforpliktelser. Opplysningene som behandles er kontaktinformasjon og stillingsbetegnelse.

Formålet med behandlingen er å administrere kontraktsforholdet med leverandører og samarbeidspartnere, og gjennomføre kontraktsforpliktelser. Det rettslige grunnlaget for slik behandling er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte).

Behandlingsgrunnlag etter at avtalen er avsluttet er artikkel 6 nr. 1 bokstav c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse).

2.4 OPPLYSNINGER OM POTENSIELLE KLIENTER

Homble Olsby behandler opplysninger om potensielle klienter. Opplysninger som behandles er kontaktinformasjon.

Formålet med behandlingen er å administrere og håndtere henvendelser fra potensielle klienter. Opplysningene registreres med hjemmel i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse).

Selv om henvendelsen ikke medfører at det etableres et klientforhold, finner Homble Olsby det nødvendig å lagre opplysningene. Formålet er at Homble Olsby skal ha mulighet til å etterprøve om det tidligere er etablert kontakt med vedkommende, for eksempel ved ny henvendelse på et senere tidspunkt, eller ved spørsmål om interessekonflikt. Behandling av slike opplysninger er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettigede interesser).

2.5 OPPLYSNINGER OM KURSDELTAKERE

I forbindelse med kurs og/eller arrangementer som arrangeres av Homble Olsby behandles personopplysninger om påmeldte deltakere. Opplysningene som behandles er kontaktinformasjon.

Formålet med dette er administrasjon av kurs/arrangementer. Opplysningene registreres med hjemmel i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte).

3 INFORMASJONSSIKKERHET

Homble Olsby er opptatt av informasjonssikkerhet, og har sikringsmekanismer som innebærer både organisatoriske og tekniske tiltak slik som rolle- og tilgangsstyring og krav til innebygget personvern i våre IT-systemer. Utvidet informasjon om informasjonssikkerhet i Homble Olsby er tilgjengelig på forespørsel.

4 UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER TIL ANDRE

Opplysningene vil ikke bli utlevert til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på dette vil typisk være rettslige forpliktelser som pålegger oss å gi ut informasjonen til motparter, domstoler eller offentlige organer, eller at det er nødvendig å gi slik informasjon for å oppfylle oppdragsavtalen.

Homble Olsby bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

  • Visena (vedlikehold og utvikling av Homble Olsbys datasystem)
  • Tripletex (regnskapsføring og lønnskjøring)

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

5 LAGRINGSTID

Homble Olsby behandler personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene personopplysningene ble samlet inn for. Rettslige forpliktelser, for eksempel i regnskaps- og bokføringslovgivningen, kan imidlertid pålegge lengre lagringstid. Tilsvarende kan det være nødvendig å behandle personopplysningene i en lengre periode dersom behandlingen er nødvendig for å ivareta Homble Olsbys berettigede interesser, herunder å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

I tabellen under er en oversikt som viser utgangspunktet for hvor lenge Homble Olsby vil behandle ulike kategorier personopplysninger:

Kategori Lagringstid
Opplysninger om klienter og andrePersonopplysninger om klienter og andre i klientarkivet slettes etter 10 år.

For opplysninger som ikke er en del av klientarkivet gjelder følgende lagringstider:

  • Personopplysninger i timelister slettes etter 3,5 år.
  • Faktureringsinformasjon slettes etter 5 år.
  • Opplysninger fra utført identitetskontroll slettes etter 5 år.
Opplysninger om stillingssøkere Slettes etter avsluttet rekrutteringsprosess.

Ved samtykke fra søkeren lagrer vi CV, søknad, attester og vitnemål i opptil 3 år for bruk i nye, relevante stillingsutlysninger.

Opplysninger om potensielle klienter Slettes 5 år etter registrering av klient.
Opplysninger om leverandører og samarbeidspartnere Slettes 5 år etter avslutning av kundeforholdet.
Opplysninger om kursdeltakere Slettes 3 år etter avholdt kurs

6 DINE RETTIGHETER NÅR VI BEHANDLER PERSONOPPLYSNINGER OM DEG

Du har rett til å kreve innsyn, korrigering eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med oss. Vår kontaktinformasjon finner du under ‘’kontakt’’ nedenfor. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi kan be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss.

7 KLAGER

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter gjeldende personvernlovgivning kan du rette en klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan klage til Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

8 ENDRINGER

Det kan forekomme endringer i vår personvernerklæring. Dato for siste endring er 1. juli 2018. Vi oppfordrer interesserte til jevnlig å undersøke denne personvernerklæringen for endringer.

9 KONTAKT

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger, kan du ta kontakt via post@homble-olsby.no.

  • Ansettelse
    Når arbeidsgiver har behov for nye medarbeidere oppstår det mange spørsmål som må avklares. Det første arbeidsgiver må ta stilling til er om det er mulig og eventuelt om det er hensiktsmessig å knytte til seg nye medarbeidere på annen måte enn ved fast ansettelse.
    Les mer
  • Oppsigelse i prøvetid
    Formålet med prøvetid er å gi arbeidsgiver en noe videre adgang til å kunne si opp en arbeidstaker innledningsvis i arbeidsforholdet på grunn av arbeidstakers tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet.
    Les mer
  • Nedbemanning
    I henhold til aml. § 15-7 kreves det saklig grunn for at arbeidsgiver kan si opp arbeidstaker.
    Les mer
  • Endringer i arbeidsforhold
    Arbeidsgivere vil løpende få behov for å gjøre større eller mindre endringer i organisasjonen. Dette kan skyldes behov for kostnadsreduksjoner som kan medføre (fullstendige) oppsigelser, eller behovet kan begrenses til å gjelde større eller mindre endringer i arbeidstakernes stillinger.
    Les mer
  • Fratredelsesavtaler
    Uansett om det er aktuelt å avvikle et arbeidsforhold på bakgrunn av arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold, vil det kunne foreligge gode grunner for å avslutte arbeidsforholdet gjennom en fratredelsesavtale.
    Les mer
  • Administrerende direktør
    Arbeidsmiljøloven stiller i noen sammenhenger virksomhetens øverste leder i en særstilling. Virksomhetens øverste leder vil i praksis si daglig leder/administrerende direktør.
    Les mer
  • KONKURRANSEBEGRENSNINGER MV.
    For de fleste virksomheter er det viktig å beskytte seg mot at ansatte som slutter på urettmessig vis utnytter forretningskritisk informasjon og kunnskap, samt den spesielle kompetanse som har blitt tilegnet gjennom arbeidsforholdet. Ut over avtalte og lovbestemte plikter knyttet til taushetsplikt, vil arbeidsgivers interesser ofte måtte vurderes beskyttet gjennom konkurranse-, kunde- og ikke-rekrutteringsklausuler.
    Les mer
  • Krav til arbeidsmiljø - HMS
    Arbeidsmiljøloven stiler en rekke krav til hvordan arbeidsmiljøet skal være. Hovedregelen er at både det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet skal være "fullt forsvarlig" og fra en enkeltvis og samlet vurdering.
    Les mer
  • Yrkesskade
    Arbeidsgivere er etter lov om yrkesskadeforsikring av 1989 nr. 65 forpliktet til å tegne forsikring for sine ansatte som dekker yrkesskader og yrkessykdommer. Arbeidsgiver som unnlater å tegne slik forsikring vil ha objektivt ansvar overfor yrkesskadeforsikringsforeningen.
    Les mer
  • Kollektiv arbeidsrett
    I den kollektive arbeidsretten står tariffavtalen i sentrum. En tariffavtale er en avtale om arbeids- og lønnsvilkår eller andre arbeidsforhold som er inngått mellom en fagforening og en arbeidsgiver eller en arbeidsgiverorganisasjon.
    Les mer
  • Internasjonale arbeidsforhold
    Næringslivet og dermed arbeidslivet blir i økende grad internasjonalt, og arbeidsforhold får i økende grad en internasjonal dimensjon.
    Les mer
  • FERIE OG FERIEPENGER
    Det følger av ferieloven at alle arbeidstakere har rett på ferie. Loven skiller mellom rett til ferie og rett til feriepenger. Arbeidstakere får ikke lønn under ferieavvikling, men inntektsbortfallet kompenseres gjennom feriepenger.
    Les mer
  • DISKRIMINERING I ARBEIDSLIVET
    Diskriminering i arbeidslivet har i de seneste år fått stadig økt oppmerksomhet, og det har vært mange spørsmål knyttet til blant annet diskriminering pga alder, kjønn og etnisitet som har blitt behandlet av domstolene. For enhver virksomhet er det derfor av stor betydning å være oppdatert på hva som er det nærmere innhold i forbudene mot forskjellsbehandling i de mange lovene som gjelder på dette området.
    Les mer
  • ALDERSGRENSER I ARBEIDSLIVET
    De nye reglene om aldersgrenser som trådte i kraft 1. juli 2015 innebærer at alle virksomheter i privat sektor nøye må vurdere i god tid innen 1. juli 2016 om det er behov for å avvike fra den nye hovedregelen om 72 års aldersgrense. Homble Olsby har lang erfaring med å bistå våre klienter i saker om aldersgrenser.
    Les mer
  • PERMITTERING
    Permittering er aktuelt hvis arbeidsgiveren midlertidig har et redusert arbeidskraftbehov. Ved permittering fritas partene midlertidig for sine rettigheter og plikter etter arbeidsavtalen.
    Les mer
  • VIRKSOMHETSOVERDRAGELSE
    Spørsmålet om det foreligger en virksomhetsoverdragelse i arbeidsrettslig forstand hører til de mest diskuterte problemstillinger i norsk arbeidsrett i nyere tid. Det foreligger etterhvert en rikholdig praksis fra både norske domstoler og EU-domstolen som har gitt grunnlag for både avklaringer men som også har reist nye problemstillinger.
    Les mer
  • GENERELT OM PENSJON
    Alle virksomheter og ansatte skal som den klare hovedregel nå være dekket av en pensjonsordning, og som følge av svært mange og inngripende endringer i reglene om pensjon de seneste år, er det er stort behov for innsikt i hvilke lover og regler som gjelder på dette området, samt hvilke ytelser og rettigheter som er knyttet til pensjonsordningen som gjelder i den enkelte virksomhet. Homble Olsby har lang og bred erfaring innen rådgiving, kursing og prosedyre innen pensjonsrettslige spørsmål.
    Les mer
  • TJENESTEPENSJON OG AFP I PRIVAT SEKTOR
    I privat sektor er det nå en stor valgfrihet med hensyn til hvilken pensjonsordning arbeidsgiver kan tilby sine ansatte. I denne artikkelen gjennomgår vi særtrekk ved de mest praktiske ordninger, samt peker på hvilke regler som gjelder for eventuelle endringer i pensjonsordninger.
    Les mer
  • GDPR - personvern
    Den 25. mai 2018 trer EUs personvernforordning – The General Data Protection Regulation – i kraft i EU. Forordningen erstatter EUs personverndirektiv (95/46/EF), og innebærer en omfattende revisjon av den europeisk personvernlovgivningen.
    Les mer