Innsyn i ansattes e-post, dataområder mv.

To år etter at departementet sendte ut forslag til regler om arbeidsgivers innsyn i ansattes e-post på høring, har departementet nå fastsatt slike regler i et nytt kapittel 9 i personopplysningsforskriften.

Reglene gjelder direkte for innsyn i ansattes e-postkasse, men det går frem av forskriften at reglene gjelder tilsvarende for gjennomsøking av og innsyn i arbeidstakers personlige område i virksomhetens datanettverk og i andre elektroniske kommunikasjons¬medier eller elektronisk utstyr (herunder f.eks. sms lagret på den ansattes mobiltelefon).

Forskriften gir bare regler om gjennomsøking av og innsyn i e-postkasse og elektronisk utstyr mv. som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet. Dette innebærer at e-postkasser som er stilt til rådighet kun til privat bruk, og privat datamaskin/telefon mv. som benyttes i arbeidet, faller utenfor innsynsretten.

Forskriften er ufravikelig til arbeidstakers ugunst, slik at det ikke på forhånd kan avtales eller instruksfestes større rett til innsyn enn det forskriften åpner for. Når en aktuell situasjon først er oppstått, f.eks. under et konkret sykefravær, må derimot den ansatte frivillig kunne gi arbeidsgiver innsyn i større utstrekning enn det arbeidsgiver kan kreve etter forskriften.

Forskriftens utgangspunkt er at arbeidsgiver ikke har rett til innsyn i den ansattes e-postkasse mv., med mindre forskriften uttrykkelig åpner for innsyn.

Forskriften gir arbeidsgiver rett til innsyn i den ansattes e-postkasse mv. i to sett av tilfeller:

For det første åpner forskriften for innsyn "... når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten".

Bestemmelsen er skjønnsmessig og innebærer at et saklig begrunnet behov for innsyn for å ivareta bedriftens legitime interesser, normalt vil være tillatt. Dette vil typisk kunne være behov for å følge opp virksomhets¬relatert e-post ved ikke planlagt fravær (f.eks. sykefravær). En forutsetning er likevel at innsynet må være nødvendig. Vilkårene for innsyn er således ikke oppfylt dersom virksomhetens behov kan ivaretas med andre og mindre inngripende virkemidler. Det må foretas en konkret avveining av virksomhetens behov for innsyn og den ansattes behov for vern av sin korrespondanse i hvert enkelt tilfelle. Ved fravær oppstiller forskriften ikke særlige krav til fraværets varighet slik som i det opprinnelige høringsforslaget, men fraværets varighet vil inngå som et moment i vurderingen av om innsyn er nødvendig.

For det annet åpner forskriften for innsyn "... ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse aller avskjed."

Bestemmelsen stiller for det første krav om at det må foreligge konkrete holdepunkter for mistanken (f.eks. informasjon fra den generelle administrasjonen av virksomhetens it-systemer). For det annet må mistanken gjelde forhold som innebærer grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller kan kvalifisere for oppsigelse eller avskjed. For det tredje er det viktig å understreke at pliktbruddet må bestå i ureglementert bruk av e-postkassen (evt. dataområder, kommunikasjonsmedier eller utstyr som innsynet gjelder), slik som f.eks. trakassering av kolleger via e-post/sms, ulovlig fildeling mv. Selv om det ikke går direkte frem av forskriften, må det også i dette tilfellet være et vilkår at innsyn er nødvendig, og det må foretas en konkret avveining mellom virksomhetens og den ansattes interesser.

Forskriften stiller videre krav til fremgangsmåten ved gjennomføringen av innsyn i den ansattes e-post mv.

For det første skal den ansattes "så langt som mulig" varsles og få anledning til å uttale seg før innsyn gjennomføres. Dette innebærer ikke et absolutt krav om forhåndsvarsel, og tidsaspektet vil stå sentralt i vurderingen av om varsel skal gis. Dersom det foreligger risiko for at den ansatte vil fjerne data, er det for øvrig verdt å merke seg at arbeidsgiver kan sikre seg mot dette ved å ta en speilkopi av e-postkassen/dataområdet før man varsler den ansatte om at man vil gjennomføre innsyn i denne. Varselet skal begrunne hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt og orientere om arbeidstakers rettigheter i forbindelse med gjennomføringen av innsynet.

For det annet skal den ansatte "så langt som mulig" gis anledning til å være til stede under gjennomføringen av innsynet, og den ansatte har anledning til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller annen representant.

De opplysningene som arbeidsgiver får kjennskap til gjennom innsynet, kan bare benyttes i samsvar med personopplysningsloven §§ 8, 9 og 11. Dette begrenser bl.a. adgangen til å benytte informasjonen til andre formål enn det som begrunner innsynet.

De nye reglene om innsyn i e-post vil for de fleste virksomheter utløse et behov for revisjon/etablering av datainstrukser. Homble Olsby har lang erfaring med slike instrukser, og bistår gjerne i dette arbeidet. Ta kontakt med en av våre advokater for nærmere informasjon.

Forskriften trer i kraft 1. mars 2009.

Harald Venger / 13.02.09

  • Ansettelse
    Når arbeidsgiver har behov for nye medarbeidere oppstår det mange spørsmål som må avklares. Det første arbeidsgiver må ta stilling til er om det er mulig og eventuelt om det er hensiktsmessig å knytte til seg nye medarbeidere på annen måte enn ved fast ansettelse.
    Les mer
  • Oppsigelse i prøvetid
    Formålet med prøvetid er å gi arbeidsgiver en noe videre adgang til å kunne si opp en arbeidstaker innledningsvis i arbeidsforholdet på grunn av arbeidstakers tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet.
    Les mer
  • Nedbemanning
    I henhold til aml. § 15-7 kreves det saklig grunn for at arbeidsgiver kan si opp arbeidstaker.
    Les mer
  • Endringer i arbeidsforhold
    Arbeidsgivere vil løpende få behov for å gjøre større eller mindre endringer i organisasjonen. Dette kan skyldes behov for kostnadsreduksjoner som kan medføre (fullstendige) oppsigelser, eller behovet kan begrenses til å gjelde større eller mindre endringer i arbeidstakernes stillinger.
    Les mer
  • Fratredelsesavtaler
    Uansett om det er aktuelt å avvikle et arbeidsforhold på bakgrunn av arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold, vil det kunne foreligge gode grunner for å avslutte arbeidsforholdet gjennom en fratredelsesavtale.
    Les mer
  • Administrerende direktør
    Arbeidsmiljøloven stiller i noen sammenhenger virksomhetens øverste leder i en særstilling. Virksomhetens øverste leder vil i praksis si daglig leder/administrerende direktør.
    Les mer
  • KONKURRANSEBEGRENSNINGER MV.
    For de fleste virksomheter er det viktig å beskytte seg mot at ansatte som slutter på urettmessig vis utnytter forretningskritisk informasjon og kunnskap, samt den spesielle kompetanse som har blitt tilegnet gjennom arbeidsforholdet. Ut over avtalte og lovbestemte plikter knyttet til taushetsplikt, vil arbeidsgivers interesser ofte måtte vurderes beskyttet gjennom konkurranse-, kunde- og ikke-rekrutteringsklausuler.
    Les mer
  • Krav til arbeidsmiljø - HMS
    Arbeidsmiljøloven stiler en rekke krav til hvordan arbeidsmiljøet skal være. Hovedregelen er at både det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet skal være "fullt forsvarlig" og fra en enkeltvis og samlet vurdering.
    Les mer
  • Yrkesskade
    Arbeidsgivere er etter lov om yrkesskadeforsikring av 1989 nr. 65 forpliktet til å tegne forsikring for sine ansatte som dekker yrkesskader og yrkessykdommer. Arbeidsgiver som unnlater å tegne slik forsikring vil ha objektivt ansvar overfor yrkesskadeforsikringsforeningen.
    Les mer
  • Kollektiv arbeidsrett
    I den kollektive arbeidsretten står tariffavtalen i sentrum. En tariffavtale er en avtale om arbeids- og lønnsvilkår eller andre arbeidsforhold som er inngått mellom en fagforening og en arbeidsgiver eller en arbeidsgiverorganisasjon.
    Les mer
  • Internasjonale arbeidsforhold
    Næringslivet og dermed arbeidslivet blir i økende grad internasjonalt, og arbeidsforhold får i økende grad en internasjonal dimensjon.
    Les mer
  • FERIE OG FERIEPENGER
    Det følger av ferieloven at alle arbeidstakere har rett på ferie. Loven skiller mellom rett til ferie og rett til feriepenger. Arbeidstakere får ikke lønn under ferieavvikling, men inntektsbortfallet kompenseres gjennom feriepenger.
    Les mer
  • DISKRIMINERING I ARBEIDSLIVET
    Diskriminering i arbeidslivet har i de seneste år fått stadig økt oppmerksomhet, og det har vært mange spørsmål knyttet til blant annet diskriminering pga alder, kjønn og etnisitet som har blitt behandlet av domstolene. For enhver virksomhet er det derfor av stor betydning å være oppdatert på hva som er det nærmere innhold i forbudene mot forskjellsbehandling i de mange lovene som gjelder på dette området.
    Les mer
  • ALDERSGRENSER I ARBEIDSLIVET
    De nye reglene om aldersgrenser som trådte i kraft 1. juli 2015 innebærer at alle virksomheter i privat sektor nøye må vurdere i god tid innen 1. juli 2016 om det er behov for å avvike fra den nye hovedregelen om 72 års aldersgrense. Homble Olsby har lang erfaring med å bistå våre klienter i saker om aldersgrenser.
    Les mer
  • PERMITTERING
    Permittering er aktuelt hvis arbeidsgiveren midlertidig har et redusert arbeidskraftbehov. Ved permittering fritas partene midlertidig for sine rettigheter og plikter etter arbeidsavtalen.
    Les mer
  • VIRKSOMHETSOVERDRAGELSE
    Spørsmålet om det foreligger en virksomhetsoverdragelse i arbeidsrettslig forstand hører til de mest diskuterte problemstillinger i norsk arbeidsrett i nyere tid. Det foreligger etterhvert en rikholdig praksis fra både norske domstoler og EU-domstolen som har gitt grunnlag for både avklaringer men som også har reist nye problemstillinger.
    Les mer
  • GENERELT OM PENSJON
    Alle virksomheter og ansatte skal som den klare hovedregel nå være dekket av en pensjonsordning, og som følge av svært mange og inngripende endringer i reglene om pensjon de seneste år, er det er stort behov for innsikt i hvilke lover og regler som gjelder på dette området, samt hvilke ytelser og rettigheter som er knyttet til pensjonsordningen som gjelder i den enkelte virksomhet. Homble Olsby har lang og bred erfaring innen rådgiving, kursing og prosedyre innen pensjonsrettslige spørsmål.
    Les mer
  • TJENESTEPENSJON OG AFP I PRIVAT SEKTOR
    I privat sektor er det nå en stor valgfrihet med hensyn til hvilken pensjonsordning arbeidsgiver kan tilby sine ansatte. I denne artikkelen gjennomgår vi særtrekk ved de mest praktiske ordninger, samt peker på hvilke regler som gjelder for eventuelle endringer i pensjonsordninger.
    Les mer