Hjemmekontor – temaer og problemstillinger ved innføring av hjemmearbeid som en fast ordning

Hjemmekontor – temaer og problemstillinger ved innføring av hjemmearbeid som en fast ordning

1 Innledning

Bruken av hjemmekontor gjorde sitt brede inntog på norske arbeidsplasser i 2020 som en følge av Covid-19 pandemien. Hjemmekontor har i stor grad blitt påtvunget gjennom pålegg og/eller anbefaling fra norske myndigheter. Mange virksomheter har imidlertid erfart at hjemmekontor fungerer godt. De ansatte setter også pris på fleksibiliteten som hjemmekontor gir. Vi erfarer at flere bedrifter nå, særlig etter gjenåpningen, vurderer eller innfører mer permanente ordninger for hjemmekontor. Vi tror hjemmekontor blir en sentral del av det nye, hybride arbeidslivet.

Selv om hjemmekontor har klare fordeler for mange, har det også negative sider og praktiske og rettslige utfordringer som arbeidsgiver bør vurdere grundig før utstrakt bruk av hjemmekontor innføres mer permanent. I denne artikkelen vil vi derfor trekke frem ulike temaer og problemstillinger som arbeidsgiver bør vurdere og ta høyde for ved innføring av en mer fast ordning for hjemmearbeid.

Vi har betydelig erfaring med å bistå virksomheter i opprettelsen av ordninger for hjemmekontor. Ta gjerne kontakt med Trond Erik Solheim eller Lise Gran for en uformell prat og/eller uforpliktende tilbud.

2 Oversikt over regelverket

Utgangspunktet er at både arbeidsmiljøloven, arbeidsavtalen og eventuelle tariffavtaler også gjelder ved arbeid på hjemmekontor. Det er imidlertid gitt en del særreguleringer når det gjelder arbeid fra hjemmekontor i "Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem" (FOR-2002-07-05-715).

Forskriften gjelder ikke ved «kortvarig og tilfeldig» arbeid som utføres fra hjemmekontor. Arbeidsgiver må vurdere konkret om forskriften gjelder for midlertidig hjemmekontor under koronapandemien. I november 2020 publiserte Arbeids- og sosialdepartementet et notat hvor de langt på vei antydet at forskriften vil gjelde (se her) . Det er midlertid klart at forskriften vil få anvendelse ved en mer fast ordning for hjemmekontor, hvor arbeidstakers ordinære arbeid jevnlig utføres fra hjemmekontor, uavhengig av hvor liten del av arbeidet som faktisk skjer i hjemmet og uavhengig av om og i hvilket omfang arbeidstakerne benytter seg av mulighetene for hjemmekontor.

Det sentrale poenget i forskriften er at arbeidsgivers ansvar for den enkelte arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet ikke blir borte ved at arbeidstakere fjernarbeider fra sitt hjem. Blant annet følger det av forskriften at arbeidsgiver skal, så langt det er praktisk mulig, påse at arbeidsmiljøet på hjemmekontoret er fullt forsvarlig og at arbeidsgivers internkontrollsystem (dvs. arbeidsgivers systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet) skal omfatte arbeid på hjemmekontor. Videre skal verneombudets og arbeidsmiljøutvalgets arbeid også omfatte fjernarbeidere på hjemmekontor så langt det er praktisk mulig.

Ansvaret må imidlertid tilpasses at arbeidsplassen er i arbeidstakers eget hjem. Dette innebærer blant annet at arbeidsgiver (eller verneombud) ikke har tilgang til fjernarbeidsplassen uten samtykke fra den enkelte arbeidstaker, og oppfølgingen av arbeidsmiljøet vil i stor grad kreve aktiv medvirkning og informasjon fra arbeidstaker.

3 Avtale med den enkelte arbeidstakeren

Ved hjemmearbeid som omfattes av forskriften må arbeidsgiver etter forskriftens § 2 sørge for at det inngås en skriftlig avtale om hjemmearbeidet i tillegg til den skriftlige arbeidsavtalen. Avtalen skal som et minimum omfatte:

  • Omfanget av og arbeidstiden for hjemmearbeidet
  • Når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver
  • Forventet varighet dersom avtalen er midlertidig
  • Bestemmelser om retten til å endre eller si opp avtalen om hjemmearbeid, frister for slik oppsigelse mv.
  • Bestemmelser om prøvetid for hjemmearbeidsordningen
  • Bestemmelser om eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
  • Bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter

4 Policy om hjemmekontor

Vi anbefaler at arbeidsgivere som ønsker å legge til rette for en mer varig bruk av hjemmekontor utarbeider en policy for de ansattes bruk av hjemmekontor, slik at både arbeidsgiver og arbeidstaker har forutsigbarhet rundt en slik ordning. Temaene som skal reguleres i en individuell avtale kan da løftes inn i en policy slik at den individuelle avtalen kan henvise til virksomhetens policy for hjemmekontor.

I punktene nedenfor har vi angitt en del temaer som bør vurderes regulert i tillegg til de obligatoriske punktene etter forskriftens § 2. Samtidig tar vi med en liten påminnelse om at temaene ikke er uttømmende.

5 Styringsrett

Arbeidsgiver bør vurdere hvilke behov virksomheten har for å regulere en ordning om hjemmekontor, og hvordan ordningen i tilfelle skal se ut. Vår erfaring er at det er viktig å kommunisere tydelig at ordningen blant annet baserer seg på et behov for fleksibilitet.

Mulige vurderingstemaer kan være:

  • Skal ordningen kun gjelde for enkelte kategorier arbeidstakere?
  • Har virksomheten behov for at arbeidstakere møter opp på det faste arbeidsstedet slik at hjemmekontor må være en delt løsning?
  • Skal arbeidstakere på hjemmekontor ha oppmøteplikt med en definert varslingsfrist, for eksempel 24 timer?
  • Skal det være noen begrensninger i hvor arbeidstaker kan jobbe fra ved hjemmekontor?
  • Generelt anbefaler vi at det inntas et punkt i avtalen som tydeliggjør at arbeidsgiver har full styringsrett når det gjelder ordningen med hjemmekontor. Det innebærer blant annet at ordningen både kan endres og fjernes av arbeidsgiver.

Det bør videre fremgå at styringsretten gjelder både ordningen som sådan og de individuelle avtalene om hjemmekontor med den enkelte arbeidstaker. Det er også viktig at det fremgår tydelig at avtalen om hjemmekontor at det ikke er en del av ansettelseskontrakten. Det kan nemlig begrense styringsretten.

6 Arbeidsmiljø

6.1 Arbeidsgivers ansvar og saksbehandling

Arbeidsgiver er som nevnt ansvarlig for at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas også ved arbeid på hjemmekontor. Vi anbefaler at arbeidsgiver drøfter hvordan hjemmekontor kan gjennomføres på en hensiktsmessig og forsvarlig måte med verneombudet, og eventuelt med arbeidstakernes tillitsvalgte og Arbeidsmiljøutvalget (AMU). Det bør i det systematiske arbeidsmiljøarbeidet/internkontrollen fremgå at arbeidsgiver har arbeidstakere som arbeider på hjemmekontor.

6.2 Fysisk arbeidsmiljø

Tiltakene som arbeidsgiver har utført på arbeidsplassen for å sikre en formålstjenlig arbeidsplass lar seg ikke alltid overføre til en hjemmekontorløsning. Arbeidsgiver må sørge for at arbeidstakere har tilgang på det som er nødvendig for å ha et fullt forsvarlig fysisk arbeidsmiljø på hjemmekontoret. I dette ligger blant annet at arbeidsgiver må sørge for at arbeidstakeren har nødvendig utstyr for å utføre jobben på en forsvarlig måte.

I forbindelse med den pågående pandemien har flere arbeidstakere benyttet seg av løsninger som inkluderer både kjøkkenbord og spisestoler. Ved varige ordninger med hjemmekontor er det viktig at det vurderes om en slik arbeidsplass er fullt forsvarlig i forhold til den enkelte arbeidstaker, for eksempel med hensyn til arbeidsrommet, ergonomi og innemiljø. Hvem som skal dekke utgiftene til utstyret til hjemmekontorløsningen er noe som arbeidsgiver må ta stilling til og skal reguleres i den skriftlige avtalen som skal inngås.

6.3 Psykisk arbeidsmiljø

Erfaringene fra perioden(e) med pålagt hjemmekontor under koronapandemien viser at arbeidstakere reagerer veldig forskjellig på å arbeide fra hjemmekontor. En del arbeidstakere takler hjemmekontor veldig godt og har liten eller ingen mental slitasje av situasjonen – tvert om kan enkelte oppleve en forbedret psykisk situasjon. Det er imidlertid en god del arbeidstakere som opplever forskjellige former for psykisk slitasje ved hjemmekontor. For noen kan denne slitasjen medføre alvorlige helseproblemer. Å kunne møte kollegaer på en arbeidsplass vil for mange være viktig med tanke på trivsel, læring, samhold og informasjonsflyt.

Det er viktig at arbeidsgiver følger opp sine arbeidstakere individuelt for å fange opp den mentale tilstanden til den enkelte arbeidstaker.

I tillegg til individuell oppfølging har arbeidsgivere en plikt til å jobbe systematisk med å redusere risikoen for slik psykisk slitasje. Vår erfaring er at mange arbeidsgivere opplever god effekt av å gi veiledning om forebyggende arbeid den enkelte ansatte kan gjøre selv og innføre rutiner som legger til rette for slik individuell forebygging. Samtidig som arbeidsgiver bør være tydelig i sine forventinger til arbeidsinnsats og arbeidsutførelsen, anbefaler vi at arbeidsgiver også påpeker viktigheten av pauser eller små avbrekk i løpet av dagen, og gjerne en luftetur om mulig. Arbeidsgiver bør også legge til rette for faglige og sosiale møtepunkter, både digitalt og fysisk for de som har behov for det.

6.4 Arbeidstid

Forskriftens § 6 regulerer arbeidstiden for hjemmearbeidet. Dersom arbeidstaker arbeider delvis fra hjemmekontor og delvis fra arbeidsgivers lokaler, må arbeidsgiver forholde seg både til arbeidstidsbestemmelsene etter forskriften for hjemmearbeidet og arbeidstidsbestemmelsene etter arbeidsmiljøloven for arbeidet på arbeidsplassen.

Forskriften gjør en rekke unntak fra arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven, for eksempel gjelder ikke reglene om gjennomsnittsberegning i arbeidsmiljøloven § 10-5. Det følger av § 6 at den alminnelige arbeidstiden er 40 timer i uken. Pålagt arbeid utover alminnelig arbeidstid er overtid. Den samlede arbeidstiden på hjemmekontor og den fysiske arbeidsplassen skal ordnes slik at den i løpet av en 4-månedersperiode ikke overstiger gjennomsnittlig 48 timer i uken, inklusiv overtid.

Dette innebærer at forskriften gir arbeidsgiver og arbeidstaker større fleksibilitet til å bestemme plasseringen av arbeidstiden ved fast eller permanent hjemmekontor enn det som følger av arbeidsmiljøloven. Samtidig er rammene for gjennomsnittsberegning av arbeidstiden mer begrenset, ettersom det ikke kan avtales ytterligere gjennomsnittsberegning av arbeidstiden enn det som følger av forskriften.

Arbeidstakere i ledende eller særlig uavhengige stillinger er unntatt fra forskriftens reguleringer om arbeidstid.

I forkant av en eventuell avtaleinngåelse om hjemmekontor må arbeidsgiver foreta en vurdering av når arbeidsgiver ønsker at arbeidstaker skal utføre arbeidet og på hvilke tidspunkter arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver. Som nevnt over skal bestemmelser om dette tas inn i den skriftlige avtalen. Slike bestemmelser vil også redusere risikoen for tvil og uenighet mellom partene på et senere tidspunkt.

7 Taushetsplikt

Den enkelte arbeidstaker må ivareta taushetsplikten hjemme på samme måte som på arbeidsplassen. Dette innebærer at arbeidstakeren må behandle og oppbevare dokumenter forsvarlig slik at utenforstående, inkludert familiemedlemmer, ikke får tilgang til dokumentene. Når arbeidsdagen er avsluttet bør eventuelle dokumenter ryddes vekk.

Arbeidstakers PC og tilhørende datasystemer bør også være sperret for bruk av andre familiemedlemmer med et sterkt passord som regelmessig endres. PC-en bør også ha systemer som medfører at den raskt går i dvalemodus dersom arbeidstaker forlater arbeidsplassen, og den bør slås av ved arbeidsdagens slutt.

Arbeidsgiver bør ha klare retningslinjer hva gjelder oppbevaring, herunder arkivering og makulering av arbeidsrelaterte dokumenter også på hjemmekontor. Videre bør arbeidsgiver ha systemer for automatisk oppdatering av passord og dvalemodus for datamaskinen. Arbeidsgiver bør også ha retningslinjer angående telefonsamtaler og digitale møter. Utenforstående skal ikke kunne overhøre slike møter.

8 Personvern

På samme måte som for taushetsbelagt informasjon er det viktig at selskapets rutiner for behandling av personopplysninger også opprettholdes på hjemmekontor. Dokumenter, som omhandler personsensitive opplysninger, skal ikke oppbevares tilgjengelig for uvedkommende. Slike dokumenter skal heller ikke kastes ubehandlet til gjenvinning. De bør i likhet med hva som gjelder for taushetsbelagt informasjon generelt, enten lagres på et trygt sted eller makuleres. Det er viktig å regulere slike problemstillinger i en avtale eller i interne retningslinjer.

9 Datasikkerhet

9.1 Generelt

Datasikkerhet er et stadig viktigere fokusområde for de fleste virksomheter. De metodene, tjenestene og verktøyene som virksomheten benytter for å sikre produksjon, lagring og overføring av data på arbeidsplassen er ofte ikke tilpasset hjemmekontorløsninger. Arbeidsgiver bør ha klare retningslinjer som også er tilpasset hjemmekontor, og et solid internkontroll- og avvikssystem for å oppdage og håndtere eventuelle databrudd.

Det finnes flere løsninger og tiltak som kan gjøre det tryggere for virksomheter å benytte seg av hjemmekontor. Det sentrale er å sikre digitale data og sørge for at ansatte sikkert kan koble seg på hjemmefra.

9.2 Hjemmenettverk

Arbeidsgiver bør lage rutiner for hvilke tiltak arbeidstakere må iverksette for å sikre at det arbeides fra et sikkert nettverk. Datatilsynet har flere sikkerhetstiltak som man kan ta utgangspunkt i .

9.3 Offentlige nettverk

Det er knyttet stor risiko til å logge seg på offentlige tilgjengelig nett. Dette vil typiske være nettverk på serveringssteder, hoteller og ellers i det offentlige rom, hvor mange vil ha tilgang til nettverkets passord. Arbeidsgivere bør vurdere å gi arbeidstakere instruks om å ikke logge seg på slike nettverk med elektronisk utstyr som også benyttes i arbeidsøyemed.

Det kan likevel tenkes situasjoner hvor arbeidstakeren er avhengig av å koble seg på et offentlig nettverk. Et alternativ i disse situasjonene, kan være at arbeidstakeren deler nettverket fra egen mobiltelefon til datamaskinen. Dette regnes som mer sikkert enn pålogging til offentlige nettverk. Dersom det er sannsynlig at et slikt behov vil melde seg, bør arbeidsgiver vurdere å tilby arbeidstakerne mobilabonnement som inneholder tilstrekkelig mobildata for slik bruk.

9.4 Kommunikasjonskanaler

Arbeidsgiver bør også vurdere om det er nødvendig å forby bruk av private kommunikasjonssystemer i arbeidssammenheng, for eksempel Whatsapp eller Facebook. Dette for å sikre at all arbeidsrelatert kommunikasjon er tilgjengelig på arbeidsnettverket.

10 Forsikringer

Yrkesskadeforsikringsloven gjelder i utgangspunktet også ved arbeid fra hjemmekontor. Det er imidlertid en forutsetning at skaden har oppstått mens arbeidstakeren var i arbeid på arbeidsstedet i arbeidstiden. Dette kan reise vanskelige bevisspørsmål i forbindelse med hjemmearbeid. Hjemmekontor er en fleksibel løsning som gjør at arbeidstakeren kan kombinere korte oppgaver i hjemmet med det å være på jobb. Dekker forsikringen for eksempel skader som er forårsaket i arbeidstid, men der arbeidstakeren har falt i trappen etter å ha satt på en klesvask?

For å unngå slike tvilstilfeller bør arbeidsgiver vurdere å tegne en tilleggsforsikring for arbeidstakerne, for eksempel en fritidsulykkeforsikring, slik at arbeidstakeren er dekket selv om det er tvilsomt om skaden har oppstått mens arbeidstakeren var «i arbeid». Arbeidsgiver bør i så fall undersøke og sørge for at tilleggsforsikringen gir like god dekning ved skade som yrkesskadeforsikringen.

11 Hjemmekontor i utlandet

Hjemmearbeid fra utlandet, som varer lengre enn helt korte opphold, reiser en del tilleggsspørsmål knyttet til eksempelvis skatt, trygderettigheter og forsikring. Arbeidsgivere bør derfor tenkte seg nøye om og eventuelt foreta nærmere undersøkelser før de tillater arbeidstaker å ha hjemmekontor fra utlandet.

12 Forslag til endringer i forskriften om arbeid i arbeidstakers hjem

Våren 2021 sendte Arbeids- og sosialdepartementet forslag om endringer i forskriften om arbeid i arbeidstakers hjem på høring. Departementet foreslo følgende endringer i forskriften:

  • En tydeliggjøring av forskriftens virkeområde,
  • Et unntak fra kravet til skriftlig avtale der hjemmearbeid skyldes pålegg eller anbefalinger fra myndighetene, dvs. at arbeidsgiver i slike tilfeller i stedet kan gi informasjon etter drøftinger med tillitsvalgte,
  • En tydeliggjøring av at bestemmelsen om arbeidsmiljøet i forskriften også omfatter psykososiale forhold,
  • At Arbeidstilsynet gis kompetanse til å føre tilsyn med at bestemmelsene i forskriften overholdes (f.eks. at det foreligger skriftlig avtale og krav til arbeidsmiljøet).

I høringsnotatet ba departementet om høringsinstansenes innspill om hvorvidt hjemmearbeid bør omfattes av de ordinære reglene om arbeidstid i arbeidsmiljøloven, eller om det er behov for særlige bestemmelser.

Departementet viste også til at det er igangsatt en større kartlegging av omfanget av bruk av hjemmekontor, utviklingstrekk og konsekvenser ved bruk av hjemmekontor og annet fjernarbeid. Sluttrapporten skal foreligge medio mars 2022. Dette kartleggingsarbeidet vil kunne synliggjøre forhold som kan tilsi et behov for ytterligere endringer eller andre endringer eller presiseringer i forskriften enn de endringene som allerede er behandlet i høringsrunden våren 2021.

Høringsfristen gikk ut 23. juli 2021 og vi antar det kommer et forslag til endringer innen sommeren 2022. Du finner mer informasjon om forslagene her.

13 Oppsummering

Det er viktig at arbeidsgiver sørger for å oppfylle de lovpålagte kravene ved hjemmekontor, ref. forskrift om arbeid i arbeidstakerens hjem, og for øvrig vurderer hvordan en eventuell ordning for hjemmekontor best kan løses for den enkelt bedrift.

Arbeidsgiver bør også, i samråd med eventuelle tillitsvalgte og verneombud/arbeidsmiljøutvalg evaluere ordningen underveis, slik at det kan fortas nødvendige justeringer med tanke på arbeidstakernes arbeidsmiljø, og forsvarlig drift av selskapets virksomhet.

Ta gjerne kontakt med oss i Homble Olsby Advokatfirma om din virksomhet trenger hjelp til å utarbeide avtaler og retningslinjer for hjemmekontor eller har andre spørsmål i den forbindelse.

 

Homble Olsby advokatfirma as

Akersgata 28 
0158 Oslo 

Tel (+47) 23 89 75 70
Faks (+47) 23 89 75 71

E-post: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.
Meld deg på vårt nyhetsbrev


Homble olsby Legal500Homble olsby EuropeChambers2018