Personvernerklæring Homble Olsby

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Homble Olsby behandler personopplysninger om klienter og andre i forbindelse med advokatoppdrag, stillingssøkere, leverandører og samarbeidspartnere, potensielle klienter og kursdeltakere. Her finner du informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

1 Behandlingsansvarling

Homble Olsby advokatfirma AS V/ daglig leder er behandlingsansvarlig ved behandlingen av personopplysninger.

2 Hvilke opplysninger behandler vi?

2.1 Opplysningser om klienter og andre

Homble Olsby tilbyr advokattjenester, og behandler personopplysninger om klienter og andre i tilknytning til oppdraget, slik som motparter, vitner og sakkyndige. Eksempler på opplysninger som kan behandles er personalia, opplysninger knyttet til arbeidsforholdet, økonomiske opplysninger, opplysninger om familieforhold, samt helseopplysninger og/eller andre sensitive personopplysninger.

Opplysningene behandles for følgende formål:

2.1.1 Oppfylle oppdragsavtalen

Formålet med å behandle personopplysninger om klienter og andre er å oppfylle oppdragsavtalen med den enkelte klient, samt å utføre advokattjenester på en forsvarlig måte. Dette omfatter blant annet å korrespondere med klienten og andre, besvare henvendelser, foreta juridiske vurderinger og eventuelt å opptre som prosessfullmektig. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i).

For å oppfylle oppdragsavtalen kan det bli nødvendig å behandle personopplysninger om andre enn klienten, herunder motparter, vitner, motpartens advokat og likende. Behandlingen av disse opplysningene er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å kunne bistå klienter.

Behandlingen av sensitive personopplysninger om klienter og andre gjøres med hjemmel i personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).

2.1.2 Etablering og administrasjon av klientforhold

Videre er formålet med behandlingen klientadministrasjon, herunder å registrere klienten og saken i vårt saksbehandlingssystem, sende oppdragsbekreftelse og fakturere klienten. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i).

Formålet er også å gjennomføre identitetskontroll i henhold til hvitvaskingsloven der dette er lovpålagt forbindelse med etablering av klientforhold. Denne behandlingen er hjemlet i artikkel 6 nr. 1 bokstav c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige).

2.1.3 Dokumentasjon

Personopplysninger om klienter og andre behandles også etter at oppdraget er avsluttet. Formålet er å kunne dokumentere hva som er skjedd i saken og å besvare henvendelser fra klienten.

Behandlingen er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c (behandlingene er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse) og/eller bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Homble Olsby har en berettiget interesse i å kunne dokumentere hva som er skjedd i saken, blant annet i forbindelse med advokaters erstatningsansvar.

Behandlingen av sensitive personopplysninger etter at oppdraget er avsluttet er hjemlet i artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).

2.2 Opplysninger om stillingssøkere

Ved innsending av CV, søknad og andre relevante dokumenter i forbindelse med jobbsøknad samles det inn personopplysninger. Personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering er blant annet personalia og jobb- og utdanningsdetaljer.

Formålet med behandlingen er rekruttering. Dette omfatter blant annet å vurdere søkeres egnethet til stillinger, kommunisere med søkerne og eventuelt etablere et ansettelsesforhold. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettigede interesser). Behandlingen er nødvendig for formål knyttet til Homble Olsbys berettigede interesser, dvs. å rekruttere personale.

Dersom vi beholder søknadsdokumentasjon etter en rekrutteringsprosess er avsluttet skjer dette på grunnlag av samtykke fra søkeren, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Formålet med behandlingen er å kunne vurdere vedkommende for ansettelse på et senere tidspunkt.

2.3 Opplysninger om leverandører og samarbeidspartnere

Homble Olsby behandler personopplysninger om leverandører og samarbeidspartnere som er nødvendig for gjennomføring av kontraktsforpliktelser. Opplysningene som behandles er kontaktinformasjon og stillingsbetegnelse.

Formålet med behandlingen er å administrere kontraktsforholdet med leverandører og samarbeidspartnere, og gjennomføre kontraktsforpliktelser. Det rettslige grunnlaget for slik behandling er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte).

Behandlingsgrunnlag etter at avtalen er avsluttet er artikkel 6 nr. 1 bokstav c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse).

2.4 Opplysninger om potensielle klienter

Homble Olsby behandler opplysninger om potensielle klienter. Opplysninger som behandles er kontaktinformasjon.

Formålet med behandlingen er å administrere og håndtere henvendelser fra potensielle klienter. Opplysningene registreres med hjemmel i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse).

Selv om henvendelsen ikke medfører at det etableres et klientforhold, finner Homble Olsby det nødvendig å lagre opplysningene. Formålet er at Homble Olsby skal ha mulighet til å etterprøve om det tidligere er etablert kontakt med vedkommende, for eksempel ved ny henvendelse på et senere tidspunkt, eller ved spørsmål om interessekonflikt. Behandling av slike opplysninger er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettigede interesser).

2.5 Opplysninger om kursdeltakere

I forbindelse med kurs og/eller arrangementer som arrangeres av Homble Olsby behandles personopplysninger om påmeldte deltakere. Opplysningene som behandles er kontaktinformasjon.

Formålet med dette er administrasjon av kurs/arrangementer. Opplysningene registreres med hjemmel i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte).

3 Informasjonssikkerhet

Homble Olsby er opptatt av informasjonssikkerhet, og har sikringsmekanismer som innebærer både organisatoriske og tekniske tiltak slik som rolle- og tilgangsstyring og krav til innebygget personvern i våre IT-systemer. Utvidet informasjon om informasjonssikkerhet i Homble Olsby er tilgjengelig på forespørsel.

4 Utlevering av opplysninger til andre

Opplysningene vil ikke bli utlevert til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på dette vil typisk være rettslige forpliktelser som pålegger oss å gi ut informasjonen til motparter, domstoler eller offentlige organer, eller at det er nødvendig å gi slik informasjon for å oppfylle oppdragsavtalen.

Homble Olsby bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

  • Visena (vedlikehold og utvikling av Homble Olsbys datasystem)
  • Tripletex (regnskapsføring og lønnskjøring)

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

5 Lagringstid

Homble Olsby behandler personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene personopplysningene ble samlet inn for. Rettslige forpliktelser, for eksempel i regnskaps- og bokføringslovgivningen, kan imidlertid pålegge lengre lagringstid. Tilsvarende kan det være nødvendig å behandle personopplysningene i en lengre periode dersom behandlingen er nødvendig for å ivareta Homble Olsbys berettigede interesser, herunder å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

I tabellen under er en oversikt som viser utgangspunktet for hvor lenge Homble Olsby vil behandle ulike kategorier personopplysninger:

Kategori  Lagringstid
Opplysninger om klienter og andre 

Personopplysninger om klienter og andre i klientarkivet slettes etter 10 år.

For opplysninger som ikke er en del av klientarkivet gjelder følgende lagringstider:

  • Personopplysninger i timelister slettes etter 3,5 år.
  • Faktureringsinformasjon slettes etter 5 år.
  • Opplysninger fra utført identitetskontroll slettes etter 5 år.
Opplysninger om stillingssøkere 

Slettes etter avsluttet rekrutteringsprosess.

Ved samtykke fra søkeren lagrer vi CV, søknad, attester og vitnemål i opptil 3 år for bruk i nye, relevante stillingsutlysninger.

Opplysninger om potensielle klienter  Slettes 5 år etter registrering.
Opplysninger om leverandører og samarbeidspartnere  Slettes 5 år etter avslutning av kundeforholdet. 
Opplysninger om kursdeltakere Slettes 3 år etter avholdt kurs

6 Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, korrigering eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med oss. Vår kontaktinformasjon finner du under ‘’kontakt’’ nedenfor. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi kan be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss.

7 Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her, eller at vi på andre måter bryter gjeldende personvernlovgivning kan du rette en klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan klage til Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

8 Endringer

Det kan forekomme endringer i vår personvernerklæring. Dato for siste endring er 1. juli 2018. Vi oppfordrer interesserte til jevnlig å undersøke denne personvernerklæringen for endringer.

9 Kontakt

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger, kan du ta kontakt via Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den..

 

Homble Olsby advokatfirma as

Akersgata 28 
0158 Oslo 

Tel (+47) 23 89 75 70
Faks (+47) 23 89 75 71

E-post: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.
Meld deg på vårt nyhetsbrev


Homble olsby Legal500Homble olsby EuropeChambers2018